Comment classer ses documents papiers ?

Dans la vie, chacun possède des documents importants qu’il faut bien conserver : livret de famille, acte de naissance, factures, différents contrats, diplômes d’études, dossiers médicaux et beaucoup d’autres. Bien rangés, ces documents ne seront jamais perdus. Par ailleurs, il sera beaucoup plus facile d’y avoir recours au moment où vous aurez besoin de l’un de tous ses papiers. Comment faut-il faire pour bien les- ranger ? Avant de vous donner les meilleures astuces, vous devez d’abord connaître quels éléments vous devez avoir pour cette tâche.

Les éléments indispensables au rangement de document

Le rangement de tous les papiers administratifs ne peut pas se faire par un coup de baguette. Il peut prendre beaucoup de temps surtout si vous n’adoptez pas les bonnes astuces. Pour bien faire, vous avez besoin de certains éléments pour classer tous vos papiers. L’utilisation des classeurs à anneaux est l’une des meilleures idées pour vous aider à optimiser votre classement. Chez Bureau-Vallée, vous trouvez des classeur A4 assez rigides parmi la gamme qu’elle dédie spécialement au classement de documents. Vous pouvez y mettre de nombreux intercalaires à l’intérieur. Installer des étagères ou un meuble de classement permet également de bien ranger ses documents, ses factures et tous ses papiers importants. Comme les classeurs ou les portes-vues, les pochettes de différentes couleurs sont aussi d’une grande utilité. Pour le rangement des papiers avec un volume important, les chemises à soufflet feront l’affaire. Quel que soit votre budget, Bureau-Vallée peut répondre à vos besoins pour bien ranger vos documents.

Rangement par catégorie

Pour bien ranger vos documents, prenez le temps nécessaire et faites-le aussi régulièrement que possible (au moins une fois par an). La première chose à faire est de commencer avec le tri de tous les documents. Cette étape s’avère être importante, car au fil des années, certains papiers administratifs ne comptent plus et que les conserver devient inutile. Pour faciliter le rangement par catégorie, vous pouvez utiliser des classeurs de couleurs différentes par exemple. Ensuite, il ne vous reste qu’à répartir les documents selon leur type. Vous mettez ensemble dans un classeur les dossiers personnels, dans un classeur d’une autre couleur toutes les factures et ainsi de suite. Si vous devez classer tout un tas de documents essentiels pouvant concerner votre entreprise, toute la famille, votre patrimoine ou autres, un meuble de classement est aussi un choix à privilégier. Vous avez le choix entre des tiroirs ou des dossiers suspendus sur des étagères et qui sont répartis par thème.

Classement par ordre alphabétique

Afin de ne pas perdre trop de temps à rechercher un document parmi des centaines, il est préférable de tout ranger par ordre alphabétique. Cette astuce vous fait gagner plus de temps et ce sera donc une vraie partie de plaisir. Vous commencez donc par la lettre A qui fait par exemple référence à Assurance. Cela inclut :

Assurance vie
Assurance décès
Contrat d’habitation
Certificat d’authenticité et autres

Vous continuez ensuite avec la lettre F incluant les différentes factures (Bien, travaux, etc.), la finance (prêts, relevés de compte, impôt et autres) ainsi que la famille (papiers d’identité, actes de mariage, scolarités, etc.). L pour logement, P pour tout ce qui relève de votre profession, S la santé…

L’utilisation des différentes couleurs pour mieux ranger

Il n’y a pas de si énervant que de farfouiller dans un tas de dossiers mal rangés. Cela représente de nombreux inconvénients comme la fatigue ou encore une vraie perte de temps. Que vous utilisiez des classeurs, des pochettes, des chemises ou un meuble de rangement, les couleurs peuvent également jouer un rôle important dans le classement de vos papiers. Si vous gérez par exemple de nombreuses affaires, ce sera l’idéal. Après avoir classé vos papiers en fonction de leur nature, vous pouvez d’abord faire un tri de tous les documents. Il faut noter que le fait de conserver des dossiers inutiles ou qui ont dépassé le délai de conservation ne fait que rendre encore le classement des dossiers plus compliqué. Pour être plus efficace et rapide dans le tri, vous pouvez utiliser des trieurs. Ensuite, vous prenez des étiquettes de différentes couleurs. Inscrivez sur chacune d’elle le nom d’un dossier et sur un petit bloc-notes, vous enregistrez un sommaire qui indique la couleur correspondant à chaque thème.